Una Plataforma Tecnológica para la Gestión del Conocimiento: El Caso ITSON

Resumen de un estudio de caso

El estudio de caso publicado por García y Cuevas (2009) presenta el proceso de diseño y aplicación de un modelo de gestión de conocimiento mediante una plataforma tecnológica para el Instituto Tecnológico de Sonora (ITSON), una universidad pública en el norte de México. El modelo consta de una serie de procesos que incluyen registro, organización, manejo y distribución de la información. Esto con el objetivo de diseñar una plataforma de gestión de conocimiento que permitiera generar, acceder, manejar, almacenar y transferir la información y el conocimiento de la universidad. Se buscaba como producto de valor añadido el intercambio de conocimiento y la formación de comunidades de práctica para generar el aprendizaje organizacional. Se utilizó la tecnología como herramienta para poder gestionar eficazmente la información generada en la organización.

El Instituto Tecnológico de Sonora (ITSON) es una universidad pública que ha realizado esfuerzos para gestionar de forma efectiva la información que se genera por parte de la facultad. Esta información académica generada por los profesores no ha podido ser documentada eficazmente debido a que se ha visto afectada constantemente por el movimiento de puestos y cambios del personal. Esto ha generado una fuga de información valiosa para la Universidad, lo que a su vez ha traído como consecuencia que los procesos se comiencen desde cero cada vez que se contratan nuevos profesores. Para poder trabajar con la pérdida de información, documentar y recopilar el conocimiento tácito para hacerlo explícito, se generaron una serie de investigaciones con el propósito de desarrollar un modelo de gestión del conocimiento apropiado.

Se nombró un líder de proyecto que se encargó de redactar el manual de necesidades de la institución y documentar la percepción del personal hacia un modelo para sistematizar los conocimientos, utilizando las tecnologías de información y comunicación (TIC). Luego de la investigación se estableció la importancia de crear un sistema único para gestionar el conocimiento.

Los objetivos de este proyecto se trabajaron basados en las metas de la institución y fueron los siguientes:
1. desarrollar un modelo de gestión del conocimiento
2. trabajar un sistema único para gestionar el conocimiento
3. contar con un modelo que ayudar al almacenamiento y organización del conocimiento
4. poner el conocimiento a disposición de todo el personal que compone la institución
5. transformar el conocimiento tácito a uno explícito
6. tener una plataforma tecnológica que permita centrar, clasificar, almacenar y distribuir el conocimiento
7. contribuir al desarrollo del capital intelectual de la institución.

Para el desarrollo del modelo de gestión del conocimiento y en particular el desarrollo de la plataforma tecnológica se escogió al líder del proyecto y al administrador de la plataforma de la institución. Estos se encargaron de la construcción conceptual y funcional de los requerimientos para desarrollarla de forma efectiva. Se contó con la asesoría de un experto en tecnología, cuatro programadores y seis maestros en el proceso de administración del cambio. Los datos se recopilaron en un Manual del Proyecto diseñado por el líder en el que se indicaban las especificaciones que debían contener la plataforma y el contenido de cada uno de los módulos, lo que facilitó el trabajo de los diseñadores y programadores. Además se utilizó material teórico proporcionado por los programadores y el líder del grupo. Cómo parte de estos se utilizó un libro de requerimientos donde se estableció el uso de cada uno de los módulos para la plataforma tecnológica.

Los pasos a seguirse en el proceso del estudio fueron:
1. diagnóstico de necesidades
2. diseño del modelo
3. sistema tecnológico
4. estrategias de implantación y evaluación

Luego de completados estos pasos se diseñó el modelo a raíz de los hallazgos. El mismo contó con las siguientes fases: administración electrónica de contenido para concentrar el conocimiento de la institución en una plataforma accesible para cualquier miembro. Donde el conocimiento tácito se encuentre catalogado para su fácil uso; suscripciones a medios externos: donde se pretende tener acceso a distintas publicaciones externas; contar con una administración del capital intelectual: donde se pueda actualizar y mantener datos de los miembros de la institución; maratones de conocimiento: permiten validar el nivel de profundidad del conocimiento transmitido; desarrollo de comunidades de práctica: permitan la interacción a través de foros de discusión y el poder generar mapas de conocimientos: con conexiones a los creadores.

Este estudio hace referencia a la Sociedad de la Información como una que genera constantemente información y saberes en grandes volúmenes, pero que según se genera, así mismo se desvanece. Esto ha llevado a la necesidad de convertir la información en conocimiento apoyándose en el uso de las tecnologías. El problema del manejo adecuado de la información y de cómo llevar el conocimiento tácito a uno explícito es de gran importancia para cualquier organización. Para esto se necesita sistematizar los procesos de organización, manejo y recuperación de la información. De esta manera los datos pueden ser parte del conocimiento organizacional y convertirse en activos de la organización.

El proyecto establece el proceso de la gestión documental desde las primeras etapas reconociendo las necesidades de organizar el conocimiento hasta que se pueda recuperar y manejar. A su vez cuenta con un comité de evaluación encargado de verificar y adecuar a la infraestructura tecnológica la información. Es importante conocer los procesos que se han seguido al tratar de implantar y gestionar de forma efectiva la documentación y el conocimiento de una organización. En este estudio se exploran las diferentes áreas que se deben considerar para establecer los procesos de cambio en la cultura organizacional. Los mismos se enfocan en la transformación de la información a conocimiento y esto como generador de valor añadido.

Referencias:
García, R., & Cuevas, O. (2009). Diseño y Aplicación de una Plataforma Tecnológica para la Gestión del Conocimiento Caso ITSON. Apertura: Revista de Innovación Educativa, (10), 6-20.
Extraído de: Fuente Académica

Cómo impulsar la innovación a través de una mejor transferencia de conocimiento interno. El Caso TRAINTIC

Resumen de estudio de caso

Traintic, SL, es una empresa española dedicada a proveer soluciones tecnológicas y especializadas en proyectos de comunicación ferroviario: tranvías, metros de alta velocidad y locomotoras. Ubicada en la comunidad autónoma del país Vasco, Traintic, SL se vio en la necesidad de gestionar el conocimiento de sus trabajadores como elemento clave para la innovación y la competitividad sostenida de la organización.
El plan de Traintic SL, según Puente y Goñi (2009), se enfocó en organizar el contenido y los procesos internos de transferencia de conocimiento. Antes de poner en marcha el proyecto los investigadores identificaron los principales problemas en la empresa, entre ellos:
· Dificultad a la hora de reconocer carencias y establecer objetivos estratégicos en cuanto a la capacitación tecnológica, debido a la falta de información ‘gestionable’ sobre este aspecto.
· Demanda importante de formación para abordar nuevos proyectos.
· Dispersión del conocimiento existente entre los distintos equipos y proyectos.
· Sensación de difícil valoración de cuáles son los campos de conocimientos en los que existe suficiencia o en los que hay carencias a corto o largo plazo.

Luego de diagnosticar la situación relacionada con los procesos de transmisión del conocimiento y la capacitación tecnológica en Traintic, SL se establecieron los siguientes objetivos para gestionar el conocimiento:
· Disponer de un inventario dinámico del conocimiento disponible y de planes anuales para su desarrollo.
· Asignar niveles de conocimiento a cada persona en sus campos de especialidad.
· Disponer de un sistema de gestión que permita establecer los planes de capacidades y reclutamiento por áreas de conocimiento.

El proyecto para organizar el contenido y los procesos internos de transferencia de conocimiento en Traintic,SL fue liderado David Puente López y Juan José Goñi Zabala. Al equipo de trabajo también se incorporaron los responsables de las áreas de producto y servicios y la Dirección General. El proyecto piloto de gestión de conocimiento en Traintic, SL se desarrolló durante 12 meses. Este proyecto tuvo tres etapas definidas: 1) Definición y diseño de la metodología de gestión de conocimiento, 2) Aplicación de la metodología y 3) Valoración del proyecto y conclusiones.
En relación con la metodología Puente y Goñi (2009) sostienen que su diseño y elaboración deben responder a las necesidades y retos planteados en el proyecto. Es decir, de lo que se trata es de establecer una metodología práctica, eficiente y gestionable para transmitir conocimiento y capacitar al personal de Traintic,SL. La metodología diseñada comprendía un conjunto de actividades interrelacionadas y consistían en:
1. Identificación de disciplinas de conocimiento.
2. Definición de niveles de conocimiento (capacitación y desempeño).
3. Identificación del Responsable del Área de Conocimiento (RAC).
4. Criterios para la asignación de los niveles formativos.
5. Plan de formación y actividades de capacitación.
6. Diseño de mapa de conocimiento.

Para la actividad de identificar las disciplinas de conocimiento se realiza un ‘inventario tecnológico de conocimiento de la organización’, es decir un listado de los campos técnicos a nivel genérico y específico. Se recomienda no fragmentar en exceso las áreas de conocimiento, pues podría dificultar su gestión.
Acerca de la definición de niveles de conocimiento Puente y Goñi (2009) establecieron cinco niveles que permiten parametrizar el grado de conocimiento que tiene cada persona en una disciplina en particular: “Ausencia (falta de conocimiento en la materia), Inicial (maneja los conocimientos básicos de la disciplina), Asistido (necesita apoyo para tarea algo complejas del día a día), Autónomo(capaz de resolver con criterio problemas del día a día y cambios de diseño), Supervisor (asesora sobre cuestiones complejas y lidera grupos de conocimiento)” (p.496 ). El siguiente paso fue identificar al Responsable de Área de Conocimiento (RAC), el cual es definido como la persona que posee el mayor nivel de conocimiento en un área específica. Además está capacitada para medir los niveles de conocimiento del resto del personal.
Por otro lado, como parte de la metodología los investigadores establecieron criterios para asignar niveles de capacitación a los trabajadores teniendo en cuenta los siguientes elementos: Formación y cualificación, conocimiento en técnicas y herramientas específicas, relación con agentes externos e internos, además de experiencia y complejidad del trabajo. Teniendo en cuenta los niveles de conocimiento y de capacitación el RAC se estableció un plan de formación y actividades de capacitación. Luego del adiestramiento el RAC decide si el trabajador está en condiciones de ascender de conocimiento o repetir nuevas acciones formativas.
La última etapa del diseño metodológico para gestionar el conocimiento en Traintic, SL fue elaborar el mapa de conocimiento, el cual hace posible tener una visión gráfica de cuál es la situación la organización en relación con su conocimiento. En el mapa de conocimiento se visualiza y avalúa la experiencia o el saber hacer del trabajador.
Luego culminar con el mapa de conocimiento los investigadores aplicaron la metodología en el área técnica del producto Cosmos (Sistema modular de control y supervisión del tren). Se eligió el producto Cosmos porque había incorporado nuevo personal a su plantilla. De acuerdo con Puente y Goñi (2009) la metodología desarrollada en el proyecto piloto de Cosmos alcanzó los objetivos propuestos, permitiendo una mejora sustancial en la transferencia del conocimiento.
Entre los resultados obtenidos tras la aplicación de la metodología para gerenciar el conocimiento en Traintic, SL se destacan los siguientes:
· Se encuentran identificados los máximos conocedores y referentes de las principales disciplinas gestionadas por la organización.
· Las actividades formativas se realizan en base a unos criterios lógicos y documentados.
· Existe una representación de distribución del conocimiento (mapa del conocimiento) lo que permite la anticipación y previsión de necesidades formativas y de capacitación.

Para concluir:

El diseño metodológico de Traintic, SL para organizar los procesos internos de transferencia del conocimiento, además de valor teórico, tiene implicaciones prácticas ya que se puede extrapolar a otro tipo de organización. Es pertinente señalar que proyecto piloto de gerencia del conocimiento en Traintic, SL se aplicó a un sector de la organización. Según Puente y Goñi (2009) el proyecto, por los resultados obtenidos, se comenzó a aplicar al conjunto de la empresa.
Considero que el proyecto piloto debió aplicarse en un área que aglutine a trabajadores con cierto tiempo de servicio y no en un grupo de nuevos empleados. El trabajador recién reclutado, mientras se adapte a su nuevo empleo, mostrará desventaja en ciertas áreas del conocimiento

Referencias
Puente, D. & Goñi, J.(2009). Cómo impulsar la innovación a través de una mejor transferencia
de conocimiento interno. El caso TRAINTIC. DYNA - Ingeniería e Industria, 84(6), 493-500. Retrieved from Academic Search Complete database.