Una Plataforma Tecnológica para la Gestión del Conocimiento: El Caso ITSON

Resumen de un estudio de caso

El estudio de caso publicado por García y Cuevas (2009) presenta el proceso de diseño y aplicación de un modelo de gestión de conocimiento mediante una plataforma tecnológica para el Instituto Tecnológico de Sonora (ITSON), una universidad pública en el norte de México. El modelo consta de una serie de procesos que incluyen registro, organización, manejo y distribución de la información. Esto con el objetivo de diseñar una plataforma de gestión de conocimiento que permitiera generar, acceder, manejar, almacenar y transferir la información y el conocimiento de la universidad. Se buscaba como producto de valor añadido el intercambio de conocimiento y la formación de comunidades de práctica para generar el aprendizaje organizacional. Se utilizó la tecnología como herramienta para poder gestionar eficazmente la información generada en la organización.

El Instituto Tecnológico de Sonora (ITSON) es una universidad pública que ha realizado esfuerzos para gestionar de forma efectiva la información que se genera por parte de la facultad. Esta información académica generada por los profesores no ha podido ser documentada eficazmente debido a que se ha visto afectada constantemente por el movimiento de puestos y cambios del personal. Esto ha generado una fuga de información valiosa para la Universidad, lo que a su vez ha traído como consecuencia que los procesos se comiencen desde cero cada vez que se contratan nuevos profesores. Para poder trabajar con la pérdida de información, documentar y recopilar el conocimiento tácito para hacerlo explícito, se generaron una serie de investigaciones con el propósito de desarrollar un modelo de gestión del conocimiento apropiado.

Se nombró un líder de proyecto que se encargó de redactar el manual de necesidades de la institución y documentar la percepción del personal hacia un modelo para sistematizar los conocimientos, utilizando las tecnologías de información y comunicación (TIC). Luego de la investigación se estableció la importancia de crear un sistema único para gestionar el conocimiento.

Los objetivos de este proyecto se trabajaron basados en las metas de la institución y fueron los siguientes:
1. desarrollar un modelo de gestión del conocimiento
2. trabajar un sistema único para gestionar el conocimiento
3. contar con un modelo que ayudar al almacenamiento y organización del conocimiento
4. poner el conocimiento a disposición de todo el personal que compone la institución
5. transformar el conocimiento tácito a uno explícito
6. tener una plataforma tecnológica que permita centrar, clasificar, almacenar y distribuir el conocimiento
7. contribuir al desarrollo del capital intelectual de la institución.

Para el desarrollo del modelo de gestión del conocimiento y en particular el desarrollo de la plataforma tecnológica se escogió al líder del proyecto y al administrador de la plataforma de la institución. Estos se encargaron de la construcción conceptual y funcional de los requerimientos para desarrollarla de forma efectiva. Se contó con la asesoría de un experto en tecnología, cuatro programadores y seis maestros en el proceso de administración del cambio. Los datos se recopilaron en un Manual del Proyecto diseñado por el líder en el que se indicaban las especificaciones que debían contener la plataforma y el contenido de cada uno de los módulos, lo que facilitó el trabajo de los diseñadores y programadores. Además se utilizó material teórico proporcionado por los programadores y el líder del grupo. Cómo parte de estos se utilizó un libro de requerimientos donde se estableció el uso de cada uno de los módulos para la plataforma tecnológica.

Los pasos a seguirse en el proceso del estudio fueron:
1. diagnóstico de necesidades
2. diseño del modelo
3. sistema tecnológico
4. estrategias de implantación y evaluación

Luego de completados estos pasos se diseñó el modelo a raíz de los hallazgos. El mismo contó con las siguientes fases: administración electrónica de contenido para concentrar el conocimiento de la institución en una plataforma accesible para cualquier miembro. Donde el conocimiento tácito se encuentre catalogado para su fácil uso; suscripciones a medios externos: donde se pretende tener acceso a distintas publicaciones externas; contar con una administración del capital intelectual: donde se pueda actualizar y mantener datos de los miembros de la institución; maratones de conocimiento: permiten validar el nivel de profundidad del conocimiento transmitido; desarrollo de comunidades de práctica: permitan la interacción a través de foros de discusión y el poder generar mapas de conocimientos: con conexiones a los creadores.

Este estudio hace referencia a la Sociedad de la Información como una que genera constantemente información y saberes en grandes volúmenes, pero que según se genera, así mismo se desvanece. Esto ha llevado a la necesidad de convertir la información en conocimiento apoyándose en el uso de las tecnologías. El problema del manejo adecuado de la información y de cómo llevar el conocimiento tácito a uno explícito es de gran importancia para cualquier organización. Para esto se necesita sistematizar los procesos de organización, manejo y recuperación de la información. De esta manera los datos pueden ser parte del conocimiento organizacional y convertirse en activos de la organización.

El proyecto establece el proceso de la gestión documental desde las primeras etapas reconociendo las necesidades de organizar el conocimiento hasta que se pueda recuperar y manejar. A su vez cuenta con un comité de evaluación encargado de verificar y adecuar a la infraestructura tecnológica la información. Es importante conocer los procesos que se han seguido al tratar de implantar y gestionar de forma efectiva la documentación y el conocimiento de una organización. En este estudio se exploran las diferentes áreas que se deben considerar para establecer los procesos de cambio en la cultura organizacional. Los mismos se enfocan en la transformación de la información a conocimiento y esto como generador de valor añadido.

Referencias:
García, R., & Cuevas, O. (2009). Diseño y Aplicación de una Plataforma Tecnológica para la Gestión del Conocimiento Caso ITSON. Apertura: Revista de Innovación Educativa, (10), 6-20.
Extraído de: Fuente Académica